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合同归档管理流程是怎样的

2018年11月25日  南宁保险合同纠纷律师   http://www.lkrwzy.com/

在现实社会中,不论是上市企业还是小公司,都需要一个正规的公司管理制度,更需要一个专门对于合同的管理制度,首先我们得了解合同管理是什么,当我们了解了合同管理之后,才能对合同归档管理流程作进一步的了解。对此,就跟随大律师网小编一起阅读下文了解合同规档管理的流程吧。

一、合同归档管理流程是怎样的

1、合同应交由企业档案管理部门进行归档,档案管理一般为法务部门或行政部门。为保稳妥,建议企业每个合同至少应留存两份原件,并分别放置两个地方独立留存。

2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总,共同完成登记工作。有些企业仅登记合同中的收、付款信息,这是远远不够的,登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。

3、合同归档之前进行扫描,留存合同电子版,做到纸质文件与电子文件的统一。日后非必须使用原件时,查询电子版本即可。

4、建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进行汇总,方便日后查询。汇总的信息应包括客户主体信息、联系方式、业务成交过程中的重点注意事项等,为日后客户回访及老客户维护提供信息支持。

5、建立客户评价系统。每签署一份并执行完毕的合同,请客户对本企业进行评价,以收集自身企业在合作过程中的不足,并进行对应的完善改进工作。

6、定期对合同进行汇总、整理,从不同的角度对合同进行分类、分析。如在艺人经纪公司中,可以按照艺人进行分类,这样可以汇总每位艺人的业务收支情况、经纪事务发展情况,给每一个艺人团队的发展提供数据支持;可以按照业务类型分类,这样可以汇总公司的版权收入、演出收入、制作支出、造型支出,给公司老板在日后平衡总体收支提供参考;还可以按照经纪业务来源分类,这样可以看出业务的来源是哪里,能够促进销售体系的完善。根据每个企业情况的不同,可以灵活的、多维度的进行汇总、分析,通过合同来反映企业的经营状况进而调整公司经营策略。

二、合同归档管理的目的

合同归档管理是企业管理的一项重要内容,也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。搞好合同归档管理,对于公司经济活动的开展和经济利益的取得,都有积极地意义,为加强合同归档管理,避免失误,提高经济效益。


文章来源: 南宁保险合同纠纷律师
律师: 罗凯然 [南宁]
广西弘景律师事务所
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